手紙の書き方・送り方ガイド
手紙には、ビジネスシーンで使われるフォーマルなものから、個人間でやりとりするカジュアルなものまで様々なものがあります。
ここでは主にフォーマル、またはセミフォーマルなシーンで使われる「挨拶状」「礼状」「案内状」についての書き方や送り方のマナーをご紹介します。
挨拶状
年賀状や暑中見舞いなどの季節の挨拶や、移転や昇進といった変化に伴う挨拶
礼状
贈り物をいただいたときや招待したパーティーに参加していただいたことなどへのお礼
案内状
パーティーへの招待や、催し物の開催日程などを知らせるもの
挨拶状のマナー
季節の挨拶状を送る時期とポイント
季節の挨拶状とは、「年賀状」「寒中見舞い」「余寒見舞い」「暑中見舞い」「残暑見舞い」「喪中欠礼」の6種類を指します。これらは送る時期を間違えないことが、最も重要な礼儀となります。しっかり時期を確認して送りましょう。
また、季節の挨拶状には、フォーマルな手紙で定型として使われる「拝啓・敬具」などの頭語と結語は書きません。住所や宛名は縦書きにし、漢数字を使用するのが一般的です。
年賀状
年賀状には、昨年お世話になったお礼と新しい年の訪れに対する祝福に加え、相手とご家族の幸せと健康を願う言葉を書きます。
◎目上の人や上司に送るときは、「謹賀新年」など“謹む”という言葉が入った賀詞を使うのが良いとされています。
◎“去年”という言葉は不吉だとされているため使うのを避け、「昨年中はお世話になりました」「旧年中のご厚情に厚くお礼申し上げます」など、昨年・旧年を使います。
◎日付は、「元旦」「20○○年1月1日」「令和○年元旦」などとし、縦書きでは漢数字にします。元旦は「1月1日の朝」を意味する言葉なので、「1月1日元旦」と書くと意味が重複します。間違った使い方なので、気を付けましょう。
寒中見舞い
寒中見舞いは、1年で特に寒い季節に相手の体調を気遣って送るもので、こちらの近況も合わせて伝えます。
送る側が喪中のとき、あるいは相手先が喪中のときに、年賀状の代わりとして送る用途もあります。
【送る時期】
松の内が明けた1月8日以降、2月3日の節分までの間に送ります。
◎こちらが喪中のとき、それを知らずに年賀状を送ってきた人がいれば、喪中欠礼（喪中はがき）を出さなかったお詫びを書き添えて送ります。その逆に、喪中だと知らずに年賀状を送ってしまった場合も、お詫びのひと言を添えて送ります。
◎日付は手紙を書いた日を書くのが一般的ですが、「令和○年1月」としても大丈夫です。
余寒見舞い
余寒見舞いは、年賀状や寒中見舞いを出しそびれたときに送る挨拶状のことを言います。 挨拶が遅れてしまったお詫びのひと言を添えつつ、寒中見舞いと同様に、相手の体調を気遣う内容と、こちらの近況を合わせて伝えます。
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◎通常の余寒見舞いであれば、「暦の上では立春ですが、寒い日が続きますね」などといった内容から書き出し、相手の体調を気遣うような文面にすると気持ちが伝わります。
◎日付は手紙を書いた日を書くのが一般的ですが、「令和○年2月」としても大丈夫です。
暑中見舞い
◎日付を書くときは正確な日付は書かず、「令和○年盛夏」とします。
◎相手に御中元を贈る場合は、御中元の挨拶をかねて暑中見舞いとしても大丈夫です。
◎御中元をいただいた相手に送る場合は、必ずお礼のひと言を書き、文末には「お礼まで」などの言葉を添えます。
残暑見舞い
残暑見舞いとは、暑中見舞いを出しそびれたときに送る挨拶状のことを言います。 暑中見舞いと同様に、相手の体調を気遣う内容と、こちらの近況を合わせて伝えます。
【送る時期】
8月7日以降、遅くても8月中に届くように送ります。
◎日付を書くときは、「令和○年晩夏」とします。
喪中欠礼
喪中欠礼は「喪中はがき」「年賀状欠礼（はがき）」とも呼ばれ、その年に家族の不幸があった場合に出すものです。亡くなった家族の名前などを記すとともに相手の体調を気遣い、新しい年もお付き合いいただけるようお願いする内容とします。
▼ 続きを読む【送る時期】
11月上旬～12月上旬までに届くように送ります。
◎「喪中のため年末年始のご挨拶は失礼させていただきます」などと書き出し、それ続いて「去る○月○日に、父（氏名）が○歳にて永眠いたしました」のように、亡くなった人の続柄、名前、年齢などを書きます。
◎日付は「令和○年○月」とします。
ビジネスシーンの挨拶状
ビジネスシーンでは人事異動に伴う昇進や配置転換があった場合や、定年退職する場合などに、取引先にその旨を知らせる挨拶状を送ります。近年は書面ではなく、メールでのご挨拶も多くなっていますが、送信の方法を問わず、業務の引き継ぎ等に差し支えないタイミングで送るよう、心がけましょう。
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【文例】 定年退職の挨拶状（ビジネス）
拝啓 早春の候 皆様方にはいよいよご清祥のこととお喜び申し上げます
さて 私 このたび定年を迎え◯◯◯株式会社を退職致しました
在職中は公私ともにひとかたならぬご懇情を賜り厚くお礼申し上げます
思えば30年間の月日の経過は早く、これもひとえに皆様のご支援と
ご協力によるものと深く感謝いたしております。
退職後は関係会社の◯◯株式会社にて延長雇用として勤務することになりましたので
何とぞご支援ご指導の程お願い申し上げます
敬 具
令和◯年◯月◯日 安倍川 良一
【文例】 配置転換の挨拶状（ビジネス）
拝啓 時下ますますご健勝のこととお喜び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます
さて 私 このたび◯◯◯支店長を命ぜられ着任致しました
何卒今後共ご指導ご支援のほどお願い申し上げます
なお 後任に◯◯部長 ◯◯◯◯が就任致しましたので
私同様一層のご支援を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます
敬 具
令和◯年◯月◯日
株式会社◯◯◯◯◯◯
◯◯支店長 石井光雄
（注記）文例はWebサイトの形式上、横書きに表示しており、閲覧する環境によって文字の配置にズレが生じますのでご了承ください。
贈答に関する手紙のマナー
ギフトの送り状
御中元や御歳暮などを贈る際に、品物だけを送り付けるのはマナー違反で、送り状を付けるのが礼儀正しい送り方です。
送り状は品物に同封する形でもいいですし、別便で送っても構いません。ただし別便の場合は、品物より先に送り状が届くようにします。
文面に品物を贈ったことと、日頃の感謝の気持ちを書き添えます。
【文例】 御中元の送り状（ビジネス）
謹啓 盛夏の候 ますますご清祥のこととお喜び申し上げます
平素は格別のお引き立てに預かり有難く厚く御礼申し上げます
つきましては お中元の印までに本日別便にて粗品をお送りいたしましたので
なにとぞご受納くださいますようお願い申し上げます
まずは取り急ぎ御中元のご挨拶まで
敬 具
令和◯年◯月◯日
株式会社◯◯◯◯
代表取締役 松本茂雄
【文例】 御歳暮の送り状（ビジネス）
拝啓 年の瀬もせまりいよいよご繁忙のことと拝察申し上げます
平素は格別のお引き立てに預かり厚くお礼申し上げます
さて 日頃の感謝の気持ちを込めまして 本日 お歳暮の印までに心ばかりの品を
お贈り致しましたのでご受納下さいますようお願い申し上げます
まずは年末のご挨拶にて失礼致します。
敬 具
令和◯年◯月◯日
株式会社◯◯◯◯
代表取締役 山本晴樹
（注記）文例はWebサイトの形式上、横書きに表示しており、閲覧する環境によって文字の配置にズレが生じますのでご了承ください。
ギフトをもらったときの礼状
【文例】 お見舞いのお礼状（個人）
残暑厳しいなか皆様いかがお過ごしでしょうか。
このたびはご丁寧な品を頂戴いたしまして、ありがとうございました。
このように心配りいただき大変感謝いたしております。
最近主人は、健康に気を使い趣味のゴルフではカートに乗らず歩くよう努力しているようです。
暑さがまだまだ続きますが、どうかくれぐれもご自愛くださいませ。
皆様のご健康を心よりお祈りいたしております。
まずは取り急ぎお礼まで。
令和◯年◯月◯日 安倍川 太郎内
【文例】 御中元のお礼状（個人）
拝啓 盛夏の候ますますご清栄の段お慶び申し上げます
平素は格別のお引立てを賜り厚くお礼申し上げます
さて 本日は誠に結構な御中元の品をご恵贈くださいまして
ありがとうございました 頂きましたご芳志 心より感謝申し上げます
向暑の折 一層のご自愛をお祈り申し上げます
まずは略儀ながら書中をもってお礼申し上げます
敬 具
令和◯年◯月◯日
安倍川 良子
【文例】 御歳暮のお礼状（ビジネス）
拝啓 初冬の候、貴社におかれましては益々ご清祥のことと心よりお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。
さて、この度は結構なお歳暮の品を賜り、心から感謝申し上げます。
貴社の益々のご発展と社員様のご多幸を心からお祈り申し上げます。
まずは略儀ながら書中をもちましてお礼申し上げます。
敬 具
令和◯年◯月◯日
株式会社◯◯◯◯
代表取締役 小川 学
【文例】 贈答品のお礼状（ビジネス）
拝啓 貴社におかれましては時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
さて、このたびはご丁寧な品を頂戴し、心からお礼申し上げます。
過分なお気遣いをいただきまして、誠に恐縮に存じます。
寒さ厳しくなるなか、皆様くれぐれもご自愛のほどお祈りいたします。
まずは書中をもってお礼申し上げます。
敬 具
令和◯年◯月◯日
株式会社◯◯◯◯
代表取締役 新井慎太郎
（注記）文例はWebサイトの形式上、横書きに表示しており、閲覧する環境によって文字の配置にズレが生じますのでご了承ください。
香典返しへのお礼を伝えるマナー
香典返しとは、お通夜や葬儀へ参列した際に渡した香典に対する、忌明け法要を終えたというご報告の返礼品です。近年は参列した当日に会場で手渡す「即日返し」が多いですが、後日、自宅に配送される場合もあります。 香典返しそのものが香典に対するお礼ですから、お礼に対してお礼を重ねることになる礼状は、基本的には不要です。ただ配送などで届いた場合に、品物を受け取ったことを伝えたいときは、文面に注意して礼状を送ってもよいでしょう。
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◎重ね言葉（忌み言葉）は使わない
弔事のお礼状では、「重々（重ね重ね）」、「くれぐれも」、「わざわざ」、「ますます（益々）」、「たびたび（度々）」、「いよいよ」、などの繰り返されることを連想させる「重ね言葉」は、不幸を繰り返さないようにという、相手への配慮として使いません。
◎喜びや嬉しさの表現をしない
慶事ではないので、「ありがとうございます」は使いません。お礼の気持ちを表す言葉として、「恐縮しています」や「恐れ入ります」などを使います。また、香典返しの品を褒めることもしません。
◎要点を簡潔に
香典返しが届いたことの報告とともに、ご遺族へのいたわりの言葉を書き添えます。
【文例】 香典返しのお礼状（個人）
前略 寒い日が続きますがその後如何お過ごしですか 本日ご供養のお品を受け取りました
お気遣いいただきまして、大変恐縮です
寒い中皆様元気にお過ごしください
落ち着かれたらご連絡下さい お茶でもご一緒しましょう。
草々
令和◯年◯月◯日
安倍川 良子
（注記）文例はWebサイトの形式上、横書きに表示しており、閲覧する環境によって文字の配置にズレが生じますのでご了承ください。
ビジネスシーンの案内状
ビジネスシーンでは顧客あるいは取引先に対して、イベントや新商品の告知などを行うため、案内状を送る機会が多くあります。 案内状は、「何を案内しているものなのか」という主旨と、「いつ催しが行われるのか」という具体的用件が一見して理解しやすいことが重要ですが、それに加えて、きちんとした文書のルールに則った書面であることも、信用を高める上で大切です。
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◎「感謝セールのご案内」 「新製品発表会のお知らせ」などタイトルをつけるとわかりやすく、興味や行動につながりやすいので効果的です。
◎イベントの開催日などの一番伝えたい用件は、「記」として箇条書きで記すと目に留まりやすくなります。もし「記」に記載する内容が多い場合は、はがきではなく２つ折りのカードにするなど、工夫しましょう。
【文例】 感謝セール来店勧誘の案内状
「感謝セール開催のお知らせ」
謹啓 時下益々御清祥の事とお慶び申し上げます
平素は格別のご愛顧お引立てを賜り有難く厚く御礼申し上げます
さて このたび弊社におきましては お得意様各位の日頃のご支援に
報いたく下記要領により最大40％の感謝セールを実施致します
なにとぞ この機会をお見逃しなくご用命お買上げ賜りますようご案内申し上げます
敬 具
◯◯◯◯年◯◯月
記
日 時 ◯月◯◯日～◯◯日
（開場 午前◯時～午後◯時）
会 場 ◯◯◯◯◯◯◯◯会館 ◯階ホール
追記：当日本案内状をご持参ください 抽選会も予定しております。
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